Halvin tarjous on harvoin edullisin, koska tarjoukset eivät yleensä sisällä samaa työtä. Kun kolme urakoitsijaa laskee hinnan saman seinän purkamiselle, yksi on laskenut mukaan suojaukset, jätelavan ja loppusiivouksen, toinen ei. Loppulasku kertoo totuuden, ei tarjouksen loppusumma.
Tämä on tarjousvertailun koko ydin. Hintaa ei voi vertailla ennen kuin sisältö on sama. Käytännössä se tarkoittaa, että tilaajan täytyy määritellä työ riittävän tarkasti ennen kuin tarjouspyyntöjä lähetetään. Muuten vertailet omenia ja polkupyöriä ja valitset sen halvemman.
Alla käydään läpi, miten tarjouspyyntö rakennetaan niin että vertailu on mahdollista, mitä edullisimmasta tarjouksesta tyypillisesti puuttuu ja millä tavalla hinnoittelumalli vaikuttaa siihen kuka kantaa riskin.
Pyydä tarjoukset samalla sisällöllä
Vertailukelpoinen tarjous syntyy vertailukelpoisesta tarjouspyynnöstä. Lähetä kaikille tarjoajille sama kirjallinen kuvaus työstä, mieluiten sähköpostilla niin että teksti jää talteen. Suullinen tarjouspyyntö johtaa siihen, että jokainen tekijä muistaa keskustelusta eri asiat.
Tarjouspyynnössä kannattaa määritellä ainakin nämä: mitä tehdään ja missä laajuudessa, mitkä materiaalit tilaaja hankkii ja mitkä urakoitsija, haluttu laatutaso, aikataulutoive, kuka hoitaa purkujätteen, kuka suojaukset ja kuka loppusiivouksen. Sähkö- ja vesityöt mainitaan erikseen, koska niiden rajapinta jää usein epäselväksi.
Materiaalivalinnat kannattaa lyödä lukkoon niin pitkälle kuin mahdollista. Jos laattavalinta on avoin, tarjoaja laskee hinnan halvimmalla mahdollisella vaihtoehdolla, ja ero näkyy vasta kun valitset oikean laatan. Sama koskee kalusteita, hanoja ja listoituksia. Mitä tarkemmin kirjaat, sitä vähemmän jää tulkinnalle.
Pyydä myös tarjous samassa muodossa. Kerro suoraan, että haluat erittelyn työn ja materiaalien osuudesta, arvonlisäveron näkyviin ja maksuerät eriteltyinä. Tämä paitsi helpottaa vertailua myös paljastaa, kuka on laskenut työn läpi ja kuka on heittänyt kokonaissumman arviolta.
Anna myös vastausaika. Kahden viikon määräaika on kohtuullinen ja se pitää prosessin liikkeessä. Samalla kannattaa kertoa, montaako tarjousta pyydät ja millä perusteella valitset. Rehellinen tieto kilpailusta ei karkota hyviä tekijöitä, mutta se karsii ne jotka laskevat pelkän onnenkaupan varaan. Kerro myös aikatauluraami, koska kesäkausi on varattu aikaisin.
Mitä halvassa tarjouksessa yleensä puuttuu
Poikkeuksellisen edullinen tarjous selittyy lähes aina rajauksella, ei tehokkuudella. Tekijä on jättänyt jotain pois, ja se jokin tulee maksettavaksi myöhemmin lisätyönä tai omana työnä. Tavallisimmat puuttuvat erät toistuvat kohteesta toiseen.
Ensimmäinen on purkutyö ja jätehuolto. Purkaminen on hidasta, likaista ja jätelavat maksavat. Jos tarjouksessa ei mainita jätteen kuljetusta ja kaatopaikkamaksuja, oletuksena ne ovat sinun. Toinen on suojaukset: muoviseinät, alipaineistus, kulkureittien peittäminen. Kolmas on loppusiivous, joka remonttikohteessa on oikeasti iso työ.
Neljäs erä on telineet ja nostimet, jotka tulevat vastaan julkisivu- ja kattotöissä. Viides on aputyöt kuten vanhojen listojen irrotus, kalusteiden siirto ja sähköpisteiden siirrot. Kuudes, ja ehkä tärkein, on lisätyövaraus. Vanhassa talossa yllätyksiä tulee aina, ja tarjous jossa niihin ei ole varauduttu mitenkään, ei ole realistinen.
Tarkista myös arvonlisävero. Kuluttajalle annettu tarjous ilmoitetaan verollisena, mutta joskus tarjouksessa näkyy veroton hinta. Ero on merkittävä ja se riittää yksin selittämään, miksi yksi tarjous näyttää muita halvemmalta. Kun epäilet, kysy suoraan.
Toinen hintaa alentava tekijä on työn tekijä itse. Jos tarjouksen tehnyt yritys käyttää aliurakoitsijaa, hinta voi olla matala siksi että ketjun loppupäässä työ tehdään polkuhinnalla. Kysy suoraan, kuka työmaalla on ja onko hän yrityksen omaa työvoimaa. Vastaus vaikuttaa laatuun, takuuseen ja siihen kenen kanssa puhut kun jotain tapahtuu.
Tuntityö vastaan kiinteä urakkahinta
Hinnoittelumalli ratkaisee sen, kummalla osapuolella riski on. Kiinteässä urakkahinnassa riski on urakoitsijalla: jos työ venyy, hän maksaa ylimenevät tunnit. Tuntityössä riski on tilaajalla, koska laskutus jatkuu niin kauan kuin työ jatkuu.
Kiinteä hinta sopii selkeästi rajattuihin töihin, joissa työmäärä on arvioitavissa etukäteen. Katteen vaihto, keittiön asennus, terassin rakentaminen. Urakoitsija lisää hintaan riskivarauksen, joten kiinteä hinta on tyypillisesti korkeampi kuin toteutuneet tunnit olisivat. Siitä varauksesta maksaa ennustettavuuden.
Tuntityö on järkevämpi silloin, kun työn laajuutta ei voi tietää ennen purkamista. Kosteusvauriokorjaukset, vanhan talon sähkötyöt ja perustuskorjaukset ovat tyypillisiä. Kiinteän hinnan pyytäminen tällaiseen johtaa joko ylisuureen varaukseen tai jatkuvaan lisätyöneuvotteluun. Tuntityössä kannattaa silti sopia arvioitu tuntimäärä ja ilmoitusvelvollisuus: jos arvio ylittyy, urakoitsija ottaa yhteyttä ennen kuin jatkaa.
Kolmas malli on näiden yhdistelmä, jossa tunnettu osa tehdään kiinteällä hinnalla ja epävarma osa tunneilla. Tämä on käytännössä paras ratkaisu moneen remonttiin. Kaikki kolme mallia toimivat vain jos ne on kirjattu sopimukseen, ja urakkasopimuksen keskeiset kohdat kannattaa käydä läpi ennen allekirjoitusta.
Tuntityössä kannattaa sopia myös laskutuksen tahti ja erittelyn tarkkuus. Kahden viikon välein tuleva lasku, josta näkyy päivät, tunnit ja tehdyt työvaiheet, pitää tilaajan kartalla ja estää ikävät yllätykset. Kuukauden välein saapuva kokonaissumma ilman erittelyä on käytännössä mahdoton tarkistaa. Sovi tämä ennen aloitusta, ei ensimmäisen laskun jälkeen.
Lisätyövaraus kertoo tarjoajan rehellisyydestä
Lisätyövaraus on tarjouksen paljastavin yksittäinen kohta. Kun tarjoaja kirjoittaa auki, mitä lisätöitä hän pitää mahdollisina ja miten ne hinnoitellaan, hän kertoo samalla että on käynyt kohteen läpi ajatuksella. Kun varaus puuttuu kokonaan, kyse on joko kokemattomuudesta tai siitä että lisätyöt on tarkoitus laskuttaa myöhemmin ilman sovittua hintaa.
Hyvä tarjous nimeää todennäköisimmät yllätykset. Kylpyhuoneessa se voi olla lahonnut alusrakenne, keittiössä vanhan viemärin kaato, julkisivussa vaurioitunut tuulensuojalevy. Tarjouksessa kerrotaan, mitä kyseisen työn tekeminen kustantaisi ja miten se hyväksytetään tilaajalla.
Lisätöiden menettely kannattaa sopia etukäteen: lisätyö hyväksytään kirjallisesti ennen aloittamista, hinta ilmoitetaan ennen työtä ja sovitun euromäärän ylittävät erät vaativat erillisen hyväksynnän. Tekstiviesti riittää kirjalliseksi, kun siinä näkyy työ ja hinta. Suullinen ”katsotaan sitten” päättyy väittelyyn.
Käytännön nyrkkisääntö: vanhassa talossa kannattaa varata oma puskuri sen päälle mitä tarjouksissa lukee. Budjetin hallinnasta kerrotaan tarkemmin artikkelissa keittiöremontti ilman yllätyksiä, jossa käydään läpi mihin raha oikeasti menee.
Lisätyövarauksen kääntöpuoli on vähennysvaraus. Jos pelätty vaurio osoittautuu pienemmäksi kuin oletettiin, hinnan pitäisi laskea vastaavasti. Tätä ei tapahdu itsestään, joten kirjaa sopimukseen että varaus laskutetaan toteutuneen mukaan. Kiinteässä urakkahinnassa näin ei käy, mikä on juuri se asia jonka vuoksi mallien ero kannattaa ymmärtää.
Näin vertailet tarjoukset rinnakkain
Tee taulukko. Tämä kuulostaa työläältä, mutta se on nopein tapa nähdä mitä tarjoukset oikeasti sisältävät. Kirjoita vasemmalle sarakkeeseen kaikki työvaiheet ja erät, jotka esiintyvät missä tahansa tarjouksessa. Merkitse sitten jokaisen tarjoajan kohdalle sisältyykö erä hintaan, puuttuuko se vai onko se mainittu lisätyönä.
Tyhjät ruudut ovat se tieto jota etsit. Ne kertovat, mitä halvemmasta tarjouksesta on jätetty pois. Täytä puuttuvat erät omalla arviollasi tai kysy tarjoajalta hinta, ja laske summat uudelleen. Yllättävän usein järjestys vaihtuu tässä vaiheessa.
Vertaile sen jälkeen muuta kuin hintaa. Aikataulu ja sen sitovuus, maksuerien jakautuminen, takuuehdot, vastuuvakuutuksen voimassaolo ja se kuka työmaalla tosiasiassa tekee työn. Nämä ratkaisevat kokonaiskustannuksen yhtä paljon kuin tarjoushinta.
Viimeinen kriteeri on vaikein mitata: kuinka hyvin kommunikointi toimi tarjousvaiheessa. Jos vastaukset tulevat viikon viiveellä nyt, kun tekijä haluaa kaupan, ne eivät tule nopeammin työmaavaiheessa. Tarjousvaihe on ainoa näyte, jonka saat ennen päätöstä.
Kerro valinnan jälkeen tulos myös niille, jotka eivät saaneet työtä. Lyhyt kiitosviesti ja perustelu ovat kohtuullista käytöstä, ja se kannattaa myös oman edun vuoksi. Sama tekijä voi olla seuraavan remontin paras vaihtoehto, ja alalla muistetaan kuka vastaa viesteihin. Pieni ele, pitkä muisti.
Usein kysytyt kysymykset
Montako tarjousta kannattaa pyytää?
Kolme riittää useimmissa remonteissa. Kaksi ei kerro hintatasosta mitään, koska et tiedä kumpi on poikkeus. Yli viisi tarjousta vie turhaa aikaa sekä sinulta että tarjoajilta, ja kokeneet tekijät jättävät helposti vastaamatta, jos huomaavat olevansa yksi monesta.
Onko tarjous sitova?
Kirjallinen tarjous sitoo antajaansa siinä ilmoitetun voimassaoloajan, ja jos aikaa ei ole mainittu, kohtuullisen ajan. Sitovuus koskee vain tarjouksessa kuvattua työtä: jos sisältö muuttuu matkan varrella, hinta muuttuu myös. Tarkat ehdot löytyvät tarjouksesta itsestään, joten lue se loppuun.
Mitä jos tarjoukset eroavat paljon?
Suuri hajonta tarkoittaa lähes aina, että tarjouspyyntö oli liian epämääräinen ja tarjoajat ovat tulkinneet työn eri tavalla. Soita jokaiselle ja kysy mitä hinta sisältää. Jos yksi tarjous on selvästi muita halvempi, pyydä sen erittely ja vertaa sitä kalleimpaan riviltä riville.
Saako tarjouksesta tinkiä?
Saa, mutta hinnan sijaan kannattaa neuvotella sisällöstä. Hinnan painaminen alas johtaa yleensä siihen, että jokin jää tekemättä tai materiaali vaihtuu halvempaan. Järkevämpää on kysyä, mitä voisi jättää pois tai tehdä itse, ja paljonko se vaikuttaa hintaan.
Pitääkö tarjouspyyntö tehdä kirjallisena?
Laki ei vaadi sitä, mutta käytännössä kyllä. Kirjallinen tarjouspyyntö on ainoa tapa varmistaa, että kaikki tarjoajat laskevat saman työn. Se toimii myöhemmin myös todisteena siitä, mitä tilattiin, jos työn laajuudesta tulee erimielisyys.